Калькулятор эквивалента полной занятости FTE

Всего сотрудников	5
Человеко-часов	160 ч
Средняя доля ставки	80 %

Что показывает FTE

Команда сотрудников с разными рабочими графиками

Пять человек с разными графиками. Трое работают по 40 часов в неделю, двое – по 20. Вместе они отрабатывают 160 часов. Если полная ставка в этой команде составляет 40 часов в неделю, её загрузка равна четырём полным ставкам, или 4 FTE. Число людей при этом не меняется: их по-прежнему пятеро. Калькулятор помогает увидеть разницу между присутствием людей в списке команды и объёмом работы, который дают их графики.

В строке группы укажите, сколько сотрудников работают по одному графику и сколько часов каждый отрабатывает за неделю. Добавьте строку для другого графика: человека на половине ставки не нужно смешивать с людьми на полной. В первом поле задайте недельную норму полной ставки для вашей задачи. Если считаете по месяцу, вводите и норму, и часы каждого сотрудника за один и тот же месяц; не делите месячные часы на недельную норму.

Эквивалент полной занятости, или FTE от английского full-time equivalent, – отношение всех часов работы команды к часам одного работника на полной ставке за тот же период. Такое определение использует и Статистический отдел ООН, отмечая, что продолжительность полной ставки может различаться по стране, организации и виду деятельности. Универсальной нормы «40 часов для всех» калькулятор поэтому не подставляет как обязательное правило: 40 часов здесь лишь редактируемый пример.

Как считать часы нескольких групп

Сначала для каждой строки умножьте число сотрудников на часы одного человека. Затем сложите часы всех групп и разделите на норму полной ставки:

\displaystyle \mathrm{FTE}=\frac{\sum_{i=1}^{m}n_i h_i}{H}

Здесь n_i – число сотрудников с одинаковым графиком, h_i – часы одного такого сотрудника за выбранный период, H – часы полной ставки за тот же период. Числитель измеряется в человеко-часах, а FTE – в полных ставках. Для примера с пятью людьми: (3 × 40 + 2 × 20) ÷ 40 = 4. Средняя доля ставки на человека составляет 4 ÷ 5 = 0,8, или 80%. Это среднее команды, а не индивидуальная ставка каждого из пяти.

Неполная занятость. Один сотрудник с 40 часами и второй с 10 часами дают (40 + 10) ÷ 40 = 1,25 FTE при численности два человека. Это удобно для оценки занятости команды, когда нужно сравнить недели или подразделения с разной долей неполного времени. Однако 1,25 FTE не означает, что в компании есть «четверть человека», и не говорит, кто именно выполняет оставшиеся десять часов.

Часы выше нормы. Два человека по 45 часов при норме 40 часов дают 90 ÷ 40 = 2,25 FTE. Математически результат больше численности сотрудников, и это не ошибка калькулятора. Он отражает объём введённых часов, а не число штатных единиц в кадровом документе. Если сверхурочные не следует учитывать в вашем отчёте, сначала примените правила этого отчёта к исходным часам; форма не знает их и не отсекает часы автоматически.

График, период и фактическая работа

План по графику. Один сотрудник работает 40 часов, двое – по 30. При норме 40 часов расчёт даёт (40 + 60) ÷ 40 = 2,5 FTE. Так видно, какой объём полной занятости заложен в расписание. Но запланированные часы не равны фактически отработанным: отпуск, болезнь, праздничный день, простой или дополнительные смены могут изменить итог недели.

Фактически отработанные часы. Берите часы из учёта работы, а не из типового договора. Пусть у троих запланировано по 40 часов, но один за неделю отработал только 16. Их фактический итог равен 40 + 40 + 16 = 96 часам, или 2,4 FTE при норме 40. Для формы это две группы: два человека по 40 и один по 16. Не следует вводить троих по 40, а потом пытаться поправить результат общим процентом отсутствий: он может по-разному относиться к людям.

Четыре недели вместо одной. За четыре условные недели человек с 20 часами в неделю отработает 80 часов, а полная ставка по 40 часов в неделю составит 160 часов за эти четыре недели. Результат остаётся 0,5 FTE. Но четыре недели и календарный месяц не всегда одно и то же, а рабочие нормы по месяцам бывают разными. Для месячного расчёта используйте часы и норму конкретного месяца. Число рабочих дней в нём можно отдельно проверить в калькуляторе рабочих дней; готовую часовую норму из одного месяца не переносите на другой без проверки.

Когда результат нельзя считать численностью штата

FTE отвечает на вопрос об объёме часов относительно полной ставки. Количество сотрудников отвечает на вопрос о числе людей. Штатные единицы, среднесписочная численность и показатели для отчётности могут рассчитываться по отдельным определениям. Они способны учитывать даты приёма и увольнения, категории работников, отпуск, договоры и предписанный период. Даже если в названии нормативной методики встречается «эквивалент полной занятости», нельзя автоматически подставлять универсальную формулу этой страницы вместо её правил.

Например, для внутреннего планирования руководитель сравнивает 4 FTE в этом месяце с ожидаемой нагрузкой в 5 полных ставок. Разница подсказывает, что часов может не хватить, но не доказывает потребность нанять ровно одного человека: часть времени может уходить на обучение, задачи могут иметь разную квалификацию, а нагрузка – быть неравномерной. Отдельно стоит проверить, какие часы действительно доступны для нужной работы. Калькулятор не прогнозирует производительность.

Если цель – расходы на труд, FTE сам по себе не переводит часы в деньги. Сотрудники могут иметь разные оклады и ставки, а выплаты зависят от договора и иных условий. Для оценки стоимости часа по заданной зарплате используйте калькулятор зарплаты в час. Полученную часовую стоимость нельзя без дополнительных данных считать общей ценой всех людей в группе: здесь их часы складываются, но зарплаты не вводятся.

Вопросы об эквиваленте полной занятости

Самая частая ошибка – смешать часы из разных периодов. Перед сравнением FTE проверьте, что для всех групп выбраны одинаковый период и одна понятная норма полной ставки.

Чем FTE отличается от числа сотрудников?

Число сотрудников показывает людей, а FTE – их суммарные часы в пересчёте на полную ставку. Два человека по 20 часов при норме 40 часов дают 1 FTE, но людей остаётся двое.

Как учесть человека на половине ставки?

Укажите его в отдельной группе: один сотрудник, 20 часов при недельной норме 40 часов. Он добавит 0,5 FTE. Если таких сотрудников трое, укажите в одной строке три человека по 20 часов: получится 1,5 FTE.

Можно ли вместо недели считать месяц?

Да. Введите месячные часы каждого сотрудника и норму полной ставки за тот же месяц. Не сравнивайте месячные часы с недельной нормой: результат окажется завышенным примерно во столько раз, сколько недель попало в период.

Почему FTE оказался больше числа людей?

Так бывает, если введённые часы одного или нескольких людей превышают норму полной ставки. Например, два человека по 45 часов при норме 40 дают 2,25 FTE. Проверьте исходные часы и правила того отчёта, для которого вы считаете показатель.

Что вводить во время отпуска или болезни?

Для планового FTE оставьте часы рабочего графика; для фактически отработанного FTE укажите реальные часы за выбранный период, включая ноль, если человек не работал. Не смешивайте план и факт в одном сравнении без явной пометки.

Можно ли использовать результат для официальной отчётности?

Только если требуемая методика прямо совпадает с расчётом суммы часов, делённой на установленную норму. Для кадровой, налоговой и статистической отчётности сначала проверьте её собственные правила, состав учитываемых сотрудников и период.

Чему равен FTE, если сотрудник не отработал ни часа?

При нуле отработанных часов его вклад в FTE равен нулю. Он всё ещё учитывается в показанном числе людей, если оставлен в группе. Если сотрудник вовсе не входит в выбранную команду или период, удалите его строку из расчёта.

Есть что добавить?

Напишите своё мнение, комментарий или предложение.